Ni har fattat ett viktigt beslut. Ni är alla överens om vad som är problemet och vad som behöver göras. Nu ska det bli förändring! Men inget händer. Känner du igen dig? De flesta chefer och ledare har upplevt en liknande situation. Det är nämligen inte planerna och besluten som förändrar, utan människors faktiska beteende – vad de gör.

Det existerar ett antal välbeprövade och evidensbaserade modeller som beskriver centrala framgångsfaktorer för att leda förändringar i organisationer. En modell som finns beskriven i Leif E Anderssons bok ”OBM-boken Psykologi för ledare” är 4F, som definierar fyra stycken viktiga komponenter för att lyckas med en förändring:

1. Färdriktning – har alla förstått vad de ska göra och varför? Finns det tydliga mål för arbetet?
2. Färdigheter – har alla kompetensen att göra det vi har kommit överens om? Innefattar även förmågan till samarbete och lärande!
3. Förutsättningar – finns möjligheten att göra det vi har kommit överens om? Har man tillgång till information, verktyg, resurser, material att genomföra förändringen? Finns tid avsatt och har man mandat?
4. Förstärkare – finns det förstärkare för det beteende som krävs? Följs arbetet upp? Tillfällen för feedback?

Det senare, nummer fyra, är vad som kallas OBM (Organizational Behavior Management). Om du kan svara ja på frågorna ovan så har ni goda förutsättningar att lyckas! Bjud gärna in dina medarbetare till en diskussion kring modellen, så att alla kan bidra med vad som behövs för att ni gemensamt ska lyckas.

Se upp för fallgropar!

Så vad händer om någon av de 4 F:en inte riktigt når hela vägen?

Bild 1

Planering inför projektstart

Inför start av ert projekt så kan en bra inleda med att bedöma hur ni ligger till inom varje F. Frågorna nedan kan hjälpa er bedöma var ni befinner er, och vad ni eventuellt behöver hantera innan ni startar ert projekt.  Bjud gärna in projektdeltagarna till en diskussion, kanske finns det andra, mer specifika frågor för just ert projekt? Modellen kan med fördel användas för planering av ett förändringsarbete, så ni kan säkerställa de allra bästa förutsättningarna för att lyckas.

Ett enkelt sätt att veta var ni befinner er är att skatta er själva på en skala 1-10 inom varje F. På så sätt kan ni få en snabb överblick på var ni befinner er och vilka delar som ni eventuellt behöver förstärka före projektstart.

När ni har gjort en bedömning vet ni vad ni behöver fokusera på att nå framgång med förändringen/projektet. Ibland kan man behöva påbörja en förändring fast man inte är helt nöjd med utfallet av skattningen. Då kan ni vara extra vaksamma på tecken (se bild 1) och då förbereda er/parera för vad som kan bli utmaningen framåt.

Hur kan du som chef och ledare stötta?

Som ledare behöver du stötta i förändringen, både genom ditt beteende och genom olika aktiviteter, för att ni ska nå framgång i projektet. Nedan följer några enkla tips hur du som chef och ledare kan agera:

Behöver ni hjälp att komma igång med ert förändringsarbete? Hör gärna av dig så delar vi med oss av våra erfarenheter!

Stort lycka till!

Överallt hör man om hur viktigt det är med kritiskt tänkande, och i dagens snabbrörliga och informationsintensiva miljö är förmågan att tänka kritiskt en ovärderlig tillgång. Oavsett bransch eller sektor är företag och organisationer i ständig förändring, och det är därför viktigt att anställda utvecklar och tillämpar kritiskt tänkande i sitt dagliga arbete. Många av våra uppdragsgivare ser det som en viktig förmåga hos sina framtida ledare, vilket gör kritiskt tänkande till en viktig parameter för oss att checka av.

Men vad innebär det att tänka kritiskt och hur kan man säkerställa om kandidaten innehar den förmågan? Och är det en förmåga som man kan träna och bli bättre på?

Vad är kritiskt tänkande?

Rötterna till kritiskt tänkande går tillbaka till antikens Grekland där Sokrates, en av dåtidens mest inflytelserika filosofer, betonade vikten av att analysera grundläggande koncept och betydelsen av att gå djupare och våga ifrågasätta. I vår tid kan man inte nog betona hur viktig den förmågan är, med tanke på all information, och desinformation, som sköljer över oss i alla kanaler.

Det finns ingen klar och entydig definition på kritiskt tänkande men The National council for excellense in critical thinking skriver så här:

Critical thinking is the intellectually disciplined process of actively and skilfully conceptualizing, applying, analyzing, synthesizing, and/or evaluating information gathered from, or generated by, observation, experience, reflection, reasoning, or communication, as a guide to belief and action.

Kort sagt, kritiskt tänkande handlar om att analysera information och ifrågasätta antaganden så att man kan fatta välgrundade beslut. På en arbetsplats kan detta innebära att ifrågasätta etablerade processer, identifiera ineffektivitet och föreslå förbättringar. Det finns många fördelar med att tänka kritiskt, det kan bland annat handla om:

• Problemhantering och lösningar
  Anställda som tänker kritiskt kan på ett bättre sätt hantera komplexa problem och hitta innovativa lösningar. De letar efter orsaken till problemet snarare än att bara behandla symptomen.
• Beslutsfattande
  Kritiskt tänkande hjälper till när man behöver fatta ett beslut. Genom att utvärdera olika alternativ och dess olika konsekvenser kan man minimera risken för att fatta felaktiga beslut.
• Förändringsberedskap
  I en värld som ständigt förändras är förmågan att tänka kritiskt avgörande. Medarbetare som är öppna för nya idéer och som snabbt kan anamma förändrade omständigheter är tillgångar för sina arbetsplatser.
• Främjande av innovation
  Kritiskt tänkande stimulerar innovation. Att utmana det befintliga och söka nya perspektiv kan driva skapandet av nya idéer och lösningar.

Säkerställa kritiskt tänkande

Det är stor skillnad på att vara kritisk och på att ha ett kritiskt tänkande. Att vara kritisk innebär att man har en tendens att ifrågasätta eller uttrycka ogillande mot något, medan att ha ett kritiskt tänkande mer handlar om att analysera, utvärdera och dra slutsatser baserat på evidens och logik. Det är en metodisk strategi för att förstå och bedöma information på ett objektivt sätt och att vara beredd på att omvärdera sina egna åsikter baserat på tillgänglig information. Så hur gör vi då för att ta reda på om våra framtida ledare innehar den förmågan? Det finns såklart flera sätt, men ett stort detaljfokus i kombination med en begränsad förmåga att lyfta blicken och se helheten, eller har svårigheter att beskriva en process som hen har använt för att lösa ett problem eller genomföra en förändring.

Frågor man kan ställa till kandidaten för att checka av detta kan exempelvis vara:

• Berätta om en utmaning du har ställts inför och hur du löste detta
• Ge ett exempel på ett mål du har uppnått och hur du gick till väga för att nå ditt mål
• Beskriv ett tillfälle när du misslyckat med en uppgift och vad du lärde dig av det
• Berätta om ett viktigt beslut du har varit tvungen att ta och hur du kom fram till det beslutet

Det finns såklart möjlighet att utveckla förmågan till kritiskt tänkande; arbetsplatser kan främja en kultur där medarbetaren uppmuntras att ifrågasätta, analysera och tänka kreativt, och mångfald är en annan del som bidrar med nya perspektiv och idéer. En öppen och inkluderande arbetsplats ger utrymme för olika tankar vilket främjar kritiskt tänkande.

Lär dig tänka kritiskt

Det finns en del strategier för att utveckla förmågan till kritiskt tänkande, och en viktig strategi är att lära sig att dra objektiva slutsatser. Som arbetsgivare, eller som medarbetare, finns det en hel del konkreta sätt:

• Fråga ständigt ”Varför?”
  Utmana dig själv att inte bara acceptera information på ytan. Var noga med att ställa frågor och utforska olika påståenden, beslut och åsikter. Det övar upp din förmåga att gräva djupare.
• Var medveten om dina egna antaganden
  Vi har alla förutfattade meningar. Reflektera över dina egna tankemönster och ifrågasätt varför du tror på viss information.
• Ta in olika perspektiv
  Se till att du tar in olika åsikter, kulturer och synsätt genom att till exempel läsa artiklar, böcker eller nyheter från olika källor. Ju mer du utsätter dig för olika tankesätt, desto bättre blir du på att förstå och analysera olika perspektiv.
• Öva aktivt lyssnande
  När du är i en konversation, var närvarande och lyssna aktivt. Försök förstå deras argument innan du formulerar ditt svar. Det hjälper dig att bättre analysera information och reagera på ett mer informerat sätt.

Vi tittar såklart på fler förmågor än bara kritiskt tänkande, men vi ser att just den förmågan är ytterst värdefull hos en ledare. Hur har ni det på er arbetsplats, finns det utrymme för medarbetarna att tänka kritiskt?

Mot bakgrund av de senaste årens förändringar inom arbetslivet ser vi en viktig trend, coachning av medarbetare. Tidigare var detta något som man framför allt erbjöd cheferna i en organisation, men det finns många fördelar med att coacha anställda på alla nivåer inom en verksamhet. Dagens anställda har förmodligen genomgått fler förändringar under de senaste åren än vad tidigare generationer av anställda upplevde under hela sitt arbetsliv. Arbetsplatsen som vi har känt den i decennier har förändrats och osäkerheten fortsätter. Det finns exempelvis färre personliga interaktioner för att bygga kultur.

En coach är en person som hjälper en individ och/eller ett team att, både professionellt och personligt, utvecklas, utforma sina liv och nå sina mål. Att anlita en coach har blivit alltmer populärt och används idag av både privatpersoner och människor i affärsvärlden.  En duktig coach kan spela en avgörande roll i att göra sin klient framgångsrik, öka hens förmåga att hantera förändringar och skapa ny mening och riktning i livet. Coachning kan fungera som ett komplement till andra professioner i arbetslivet, som exempelvis chefer eller HR-ansvariga.

Ordet coach är idag flitigt använt, man talar exempelvis om träningscoach, businesscoach, jobbcoach och hälsocoach. Ursprungligen kommer ordet coach från ungerskans kocsi och står för betydelsen vagn eller droska som tar människor från en plats till en annan. Symboliskt blir coachen den som bistår individen eller gruppen att ta sig från nuvarande situation till ett uttalat mål i framtiden. För att nå ett visst mål eller för att kunna realisera en dröm kan coachning fungera bra. När vi använder oss av ordet coaching så menar vi ett professionellt stöd till chefer eller andra medarbetare, som inkluderar verktyg för hållbar utveckling, såväl professionell som personlig.

För att nå en förändring så är tydliga mål av yttersta vikt. Coachen hjälper klienten att sätta upp konkreta mål, ibland även delmål, och att hitta sina bästa sätt att nå dessa mål. Att bli coachad är en kreativ, aktiv och ibland krävande förändringsprocess och man måste vara beredd på att utforska och utmana sig själv. Framför allt behöver man öka sin kunskap och medvetenhet för att utvecklas och agera annorlunda, för att lyckas med det kan det krävas lite mod.

Att arbeta med att coacha dina medarbetare ger dig en möjlighet att främja din kultur, hålla dina medarbetare engagerade och stödja företagets mål. Men, för att vara tydlig, det fungerar inte som ett klassiskt medarbetarsamtal där du kan följa en mall och utvärdera medarbetarnas prestationer. Medarbetarcoaching bör vara unik för varje anställd eftersom de har olika behov, förväntningar och roller.

I en nyligen publicerad artikel av Korn Ferry är effektiva coachning-program för anställda anpassade till verksamhetens affärsmål och de tillämpas också över hela företaget. Omfattningen av program likt detta har möjliggjorts av tekniska plattformar och också med stöd från erfarna coacher.

När man tar fram ett program för att coacha medarbetare inom en verksamhet så har de mest effektiva programmen två huvudingredienser:

• det finns en tydlig koppling mellan de individuella målen och verksamhetens mål
• de är hållbara över tid.

Sammantaget innebär det en blandning av hur man går till väga, och att innehållet används för att passa varje nivå av verksamheten. Man kan exempelvis inte coacha en VD på samma sätt som man coachar en säljare. De mest effektiva coaching-uppdragen är de som är skräddarsydda för specifika behov, dvs anpassade efter individen, vilket kan skilja mycket beroende på situation.

För att nå framgång med ditt program så använd dig av erfarna och certifierade coacher som kan använda kraften i de digitala coachningsplattformarna för att påskynda beteendeförändringen i hela organisationen. Detta innebär inte enbart den traditionella en-till-en-coachingen, utan att man faktiskt skalar upp coaching till alla nivåer och funktioner, och gör det till en integrerad del av er verksamhets- och medarbetarutveckling.

Vi på Re-Source erbjuder coachning program för chefer som lika väl kan användas för andra professioner. Är du nyfiken på vad coaching kan göra för din verksamhet, så hör av dig så berättar vi mer!

De senaste åren har de allra flesta verksamheters anpassningsförmåga satts på hårda prov. Vi har nog alla upplevt omtumlade år som tvingats oss till förändringar, både kortsiktiga och långsiktiga. Det finns inget i spåkulan framåt som tyder på att annat än fortsatta förväntningar och krav på anpassningar och förändringar i många organisationer. Att i detta ha rätt strategier som kan säkerställa engagemang och motivation hos dina medarbetare kommer att bli avgörande för hur du kan lyckas.

I Gartner’s Workforce Change survey från 2016 svarade 74% av deltagarna i undersökningen att de var villiga att stödja organisatoriska förändringar. Samma undersökning genomförd 2022 visade att siffran hade sjunkit till 38%. Så låga siffror visar såklart att engagemang och entusiasm inför en förändring är låg vilket till och med kan tolkas som att man inte skulle vara helt lojal med en föreslagen förändring, vilket i sin tur faktiskt kan påverka viljan att stanna kvar hos sin arbetsgivare.

Titta man bakåt så kan man såklart förstå att förändringsviljan har avstannat. Många genomgripande händelser har påverkat företag och verksamheter på senare år, vilket har krävt stora och snabba omställningar. Se bara på den globala ekonomin, pandemin och den förändrade inställningen till längre anställningar (GIG ekonomi som vi skrev om redan 20xx) och så vidare.

I forskningsrapporten Repetitive reorganizations, uncertainty and change fatigue (Machteld S.E de Vries och Michiel S. de Vries) från 2021 menar författarna att upprepande förändringar skapar motstånd från medarbetarna till fortsatta förändringar. Denna så kallade förändringströtthet orsakas framför allt av osäkerheten och den ökade arbetsbelastning under en förändring, vilket resulterar i ett ökat motstånd. Man menar dessutom att effekten av förändringströttheten inte dämpas av den upplevda framgången med en tidigare omorganisationen, hur mycket man får vara delaktig i processen eller heller inte av ledaregenskaperna hos dem som driver förändringen. Det enda som verkar ha en positiv påverkan på medarbetarnas inställning är hur kommunikationen hanterades under tidigare organisatoriska omorganisationen.

 Tre kritiska frågor att ställa sig inför en förändringsprocess

Så om du nu står inför att initiera en förändring (igen) så behöver du ställa dig själv några kritiska frågor.

• Vilken effekt, ur ett perspektiv av att du med detta initiativ kommer att skapa viss osäkerhet, kommer förändringen att ge? Enkel form av riskanalys!
• Hur mycket energi finns i organisationen för att driva denna förändring just nu – var ärlig mot dig själv!
• Vad är det jag egentligen vill uppnå med förändringen, vad ska den ge utifrån ett affärsperspektiv?

Stora omorganisationer kan ofta skapa mycket oro bland medarbetarna, och flytta fokus och energi inåt i organisationen. Det finns dock flera undersökningar som visar på alternativ för att nå målet med förändringen. Om man istället tar flera och mindre steg mot samma slutmål, så drar det mindre energi och skapar mindre oro – och man når ändå samma resultat på samma tid!

Inför en planerad förändring kan det vara bra att gå igenom ett par steg för sig själv, för att klara ut vilket resultat man vill nå och hur en bestående effekt kan uppnås.

1. Tänk igenom
   • Varför ska vi göra detta? Vad händer om vi inte…? Vad vill vi uppnå?
   • Vårt nuläge? En tillbakablick – har vi gjort detta förut? Vad lärde vi oss av det? Det är väldigt lätt att underskatta den tid och energi som kommer att gå åt för förändringen – och dessutom lätt att överskatta den kapacitet som finns i organisationen.
   • Hur ska vi genomföra detta för att på riktigt nå de långsiktiga effekterna?

2. Använd väletablerade metoder som exempelvis
   • ADKAR modellen, Jeff Hiatt (Awareness-Desire- Knowledge-Ability-Repetition) för själva förändringsprojektet
   • Know-Feel-Do modellen för din kommunikation under förändringen, så ligger du steget före och skapar engagemang
     • Vad har vi gjort – Know
     • Varför, vad vill vi uppnå framåt– Feel
     • Vad blir nästa steg – Do

3. Säkra upp det grundläggande för nå i mål

• Tiden, finns den att avvara i organisationen? Hur kan vi säkra vår tidsplan?
• Ledarskapet för att driva förändringen, finns den på plats, vilket stöd behövs?
• Använd gärna korta ”puls-enkäter” för att stämma av upplevelsen under förändringen och ge tid för diskussion, reflektion och eventuella åtgärder. Det finns enkla och billiga on-lineverktyg som man kan använda för detta som exempelvis SurveyMonkey

När ni har bestämt er för att, och på vilket sätt, genomföra er förändring så ha i åtanke att allt ni gör nu, även kommer att påverka det ni vill göra i framtiden. I detta ingår också medarbetarnas upplevelse av hur ni agerade under projektet.

Hur kommunicerar vi och skapar engagemang under förändringen?

• Skapa en ärlig ”storyline” som ni håller er till i kommunikationen – Varför ska vi göra detta? Vad händer om vi inte …?”
• Var transparent genom förändringen, både med det som fungerar bra och där ni har utmaningar. Tänk på organisationens möjlighet att leverera, lyft de bra exemplen, lyft fram de ansträngningar som ni ser att medarbetare och organisationen gör och så vidare.
• En ”skönmålad” kommunikation kommer att avslöjas och sänka förtroendet för er, så var så ärlig och transparent som möjligt.
• De som står i första linjen är de chefer som närmast medarbetarna ska driva förändringen. Försäkra dig om att budskapet och er storyline känns relevant för dem och säkerställ att ni har en dialog, två-vägskommunikation.
• Tydliggör både för er själva och organisationen när vi är i mål, när inträffar ”efter förändringen” så att det inte upplevs som att den varar för evigt.

Lycka till med er förändring och med att skapa engagemanget runt om kring den – och glöm inte de inledande tre kritiska frågorna!